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Lohnverpackung „ERP ist ein Team-Projekt“

Autor / Redakteur: Julia Engelke, Kristin Breunig / Julia Engelke

Inpac Medizintechnik hat seine Standorte in Birkenfeld. Eine Reinraumproduktion auf 1.700 m2 nach ISO-Klasse 7, Wasseraufbereitungsanlagen und eine eigene EO-Sterilisation sind Bestandteil der Strategie, Kunden alles aus einer Hand zu liefern. 2019 führte das Unternehmen ein neues ERP-System von Oxaion ein. Heute wird Bilanz gezogen. Denn ein weiteres System steht vor dem Neustart.

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Dank der hygienischen Anforderungen bei der Verpackungsherstellung von Medizinprodukten war Inpac für die Pandemie gerüstet. Doch auch das ERP-System von Oxaion war nicht unbeteiligt.
Dank der hygienischen Anforderungen bei der Verpackungsherstellung von Medizinprodukten war Inpac für die Pandemie gerüstet. Doch auch das ERP-System von Oxaion war nicht unbeteiligt.
(Bild: Inpac)

Es ist Mitte Mai 2021 und langsam kehrt Normalität in den Corona-Alltag ein. Trotzdem sind die fast vollen Open-Space-Büros (natürlich unter strengen Corona-Maßnahmen) am Standort Birkenfeld nahe Pforzheim ein mittlerweile ungewohnter Anblick. Doch Inpac, der Spezialist für die Lohnverpackung von Medizinprodukten, war auf die Corona-Pandemie und die strikten Hygiene­vorschriften durch die tägliche Arbeit im Reinraum der ISO-Klasse 7 vergleichsweise gut vorbereitet. Und auch die vor ein paar Jahren angestoßene ­Digitalisierungsstrategie spielte dem Dienstleistungsunternehmen in die Karten: 2019 wurde ein neues ERP-System von Oxaion eingeführt (Devicemed berichtete). Verantwortlich bei Inpac dafür ist Leonhard Gerlach. Der Projektleiter ERP kann knapp zwei Jahre später ein positives Feedback ziehen: „Unsere Mitarbeiter sind mit dem neuen System besser zurechtgekommen als erwartet. Sicherlich auch dank der wirklich bedienerfreundlichen Oberfläche.“ Vor dem Echt­start wurde viel geübt, es gab Workshops und Anleitungen als Hilfestellung für die knapp 190 Mitarbeiter.

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Die Zeiteinsparungen durch das ERP-System sind in den unterschiedlichen Abteilungen im ganzen Haus deutlich spürbar. Bei der Auftragsanlage fängt es an: Innerhalb kürzester Zeit ist diese erledigt, dann erfolgt automatisch vom System ein Fertigungsvorschlag, welcher die gesamte damit verbundene Prozesskette im integrierten System anstößt. Und das ist wichtig bei momentan in etwa 150 aktiven Kunden und Tausenden von unterschiedlichen Artikeln. „Wir werden jeden Tag von Aufträgen überrascht“, sagt Inpac-Geschäftsführer Dr. Ralph Hermann.

Audits laufen schnell ab

Ein weiterer, großer Vorteil des ERP-Systems: „Selbst die Audits laufen erschreckend schnell ab. Wir müssen nicht mal mehr den Besprechungsraum verlassen“, berichtet Hermann. Früher mussten alle Papierdokumente vorab zusammengestellt werden, heute erleichtert das System vieles. Bei Remote-Audits muss z. B. nur noch der Bildschirm geteilt werden.

Dass das ERP-System gut zu Inpac passt, zeigt sich auch durch die Anwendung in der Validierungsabteilung. Eine Abteilung, die typischerweise nicht mit einem ERP-System arbeitet. Hier wird das System v. a. für den Zugriff auf Stammdaten und Fertigungsaufträge und auch die Hinterlegung von validierungsrelevanten Dokumenten zum entsprechenden Vorgang genutzt. Dadurch werden diese schnell von den Kollegen des Teams wiedergefunden.

Und sogar die Inventur macht „mehr Laune“: Es ist über das System leicht zu überblicken, was sich im Lager befindet. Durch virtuelle Entnahmescheine und ein mobiles Buchungssystem mit Handscannern und direkter Oxaion-Anbindung über eine Schnittstelle hat Inpac nun die Möglichkeit, alle Buchungsvorgänge im Artikelkonto einfach nachzuvollziehen.

Schon bei den ersten Planungsversuchen über das ERP-System ist aufgefallen, dass die Stammdatenqualität nachgebessert werden musste. „Das Oxaion-ERP geht in die Tiefe und kratzt nicht nur an der Oberfläche, deshalb ist die Qualität der Stammdaten auch von höchster Bedeutung“, erklärt Gerlach.

Jens Fröhlich, Branchenmanager Medizintechnik bei Oxaion, begleitete die ERP-Einführung bei Inpac und kann ein Fazit ziehen: „Wie man bei Inpac sieht, ist ein ERP-System in allen Abteilungen integriert. Viele Unternehmen unterschätzen das. Doch wenn vor dem Echtstart viel getestet und validiert wird, gelingt die ERP-Einführung ohne größere Probleme.“ Tausende Datensätze wurden bei Inpac vor dem Echtstart in das System dokumentiert übernommen. Durch diese präzise technische Vorbereitung, aber auch durch die enge, persönliche und gute Zusammenarbeit zwischen Inpac und Oxaion ab der ersten Stunde, waren böse Überraschungen beim Go-Live nicht zu befürchten.

Digitalisierung steht nicht still

Dass Digitalisierung nicht stillsteht, zeigt sich auch im ERP-System. Durch neue Funktionen kann in Zukunft eine Produkthistorie, das Device History Record (DHR), auf Knopfdruck erzeugt werden. Über die Crossfeed-Oberfläche sind Kommentarfunktionen und vorgangsbasierte Chats möglich, welche zeitgemäß sind und das Arbeiten zusätzlich erleichtern. Gerlach freut sich auf die Neuheiten und die daraus resultierende Zeitersparnis: „Das ERP- System hat so viel Potenzial und wir haben erst einen Teil davon umgesetzt.“

Ergänzend haben sich die Verantwortlichen bei Inpac nun für die von Oxaion angebotene CAQ- Lösung des Anbieters Syncos aus der übergreifenden Unternehmensgruppe Aptean entschieden. Seit April letzten Jahres wird das CAQ-System auf die Bedürfnisse von Inpac zugeschnitten und dem gesamten Validierungsprozess unterzogen. Der Echtstart steht nun kurz bevor.

Beide Systeme sind bereits über eine Standard­integration miteinander verbunden, in Zukunft soll diese dann auch für ein Änderungs- und Schulungswesen benutzt werden können. Dann kann automatisch über das System ermittelt werden, ob Mitarbeiter auf einzelne Richtlinien geschult sind und wo noch Auffrischungsbedarf besteht. Beide Systeme sollen dann auch browserbasiert aufgerufen werden können.

Um noch einmal auf das Corona-Jahr zurückzukommen: „Wir hatten eine enorme, wahnsinnige Effizienzsteigerung, die trotz der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung deutlich spürbar war. 2020 war ein sehr starkes Jahr für uns“, resümiert der Geschäftsführer Hermann. Und wie sieht die Zukunft aus? Nach dem CAQ-Start steht eine Vergrößerung des Standortes an: Das neue, 2-stöckige Gebäude inklusive Sterilisationskammern ist schon geplant – und wartet jetzt auf den ersten Spatenstich.

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