Oxaion/Inpac Erfolgsfaktoren für die ERP-Einführung bei Medtech-Verpacker

Die Einführung wie auch der Wechsel eines ERP-Systems sind alles andere als Tagesgeschäft. Entsprechend groß sind die Tücken. Der Medizintechnik-Verpackungsdienstleister Inpac hat es trotzdem gewagt – und dabei drei Erfolgsfaktoren identifiziert, die auch anderen Unternehmen als Vorbild dienen.

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KUMAVISION AG

Metecon GmbH

Inpac Medizintechnik GmbH

• Bestehende Prozesse kritisch hinterfragen und ans ERP-System anpassen

• Key-User mit Bedacht auswählen

• Budget nicht zu gering kalkulieren, ungeplante Kosten werden kommen

Birkenfeld nahe Pforzheim ist der Schauplatz einer Erfolgsgeschichte. Hier haben im Jahre 2003 drei Männer und zwei Frauen fest entschlossen die Firma Inpac gegründet, um im Kundenauftrag Medizinprodukte steril zu verpacken. Mit dabei der Molekularbiologe Dr. Ralph Hermann, der das Unternehmen bis heute als Geschäftsführer leitet. 13 Millionen Euro Jahresumsatz weist die jüngste Bilanz aus, erwirtschaftet von rund 170 Mitarbeitern, die heute als One Stop Shop vom beigestellten Designfile bis zur Validierung alle Aufgaben rund um die Verpackung von Medizinprodukten übernehmen – natürlich zertifiziert nach EN ISO 13485:2016.

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Freud und Leid von permanentem Wachstum

„Veränderung ist unser ständiger Begleiter“, beschreibt Hermann den Weg von der Gründung zum Full-Service-Dienstleister. Reinraumproduktion auf 1.700 m² nach Klasse ISO 7, moderne Wasseraufbereitungsanlagen und eine eigene EO-Sterilisation sind heute Bestandteil der Strategie, Kunden alles aus einer Hand zu liefern. Alle Prozesse werden dabei von einem Team von Naturwissenschaftlern und Ingenieuren begleitet, die pro Jahr mehr als 350 Validierungen im Bereich Reinigung, Verpackung, Transport und Sterilisation realisieren.

Doch das permanente Wachstum hat auch seine Schattenseiten. Nicht alle Systeme und Prozesse konnten jederzeit adäquat mitentwickelt werden. Davon betroffen ist auch das bisher verwendete ERP-System als zentrales Element der Auftragssteuerung. Da dieses vom Anbieter mittelfristig nicht mehr weiterentwickelt werden soll, war ein Wechsel letztlich nicht mehr abwendbar. Kernziele: mehr Effizienz, die direkte Anbindung der Kunden und eine elektronische Auftragsübertragung.

Ein neues ERP-System muss her

Damit war die Aufgabe für Leonhard Gerlach definiert. Eigentlich im Inpac Engineering beschäftigt, hat der staatlich geprüfte Maschinentechniker die Projektleitung übernommen und auch die ERP-Einführung zur Erfolgsgeschichte gemacht. „Unser im Laufe der Jahre eckig gewordenes Rad läuft nun wieder rund“ lässt Hermann ein Bild sprechen. Vorbei damit die Zeiten, in denen die Aufträge zum Teil nach Gefühl koordiniert wurden. Stattdessen gibt es heute eine klare Planung in der Auftragsstruktur – und damit eine sehr hohe Liefertreue.

Schon alleine das, kann anderen mittelständischen Medizintechnikunternehmen als Beispiel dienen. Empfehlenswert ist aber vor allem auch ein Blick auf die Herangehensweise bei der Auswahl und Einführung des neuen ERP-Systems, eine Aufgabe, die beileibe nicht zum Tagesgeschäft gehört – und damit voller Tücken steckt. Der ursprüngliche Gedanke aus dem Frühjahr 2017, „nur“ eine neue Leitstandlösung zu installieren, wurde nach der Präsentation eines entsprechenden Anbieters schnell verworfen. „Da hätten wir viel um ein altes, krankes System herumgebaut“, erinnert sich Hermann. Als Unternehmer im wahrsten Sinne des Wortes entschied er sich sehr schnell, ein komplett neues ERP-System einzuführen. Und ebenso schnell wurde auch die Entscheidung getroffen, welches es sein soll.

Validierbarkeit nach EN ISO 13485:2016 ist Pflicht

15 interessante Systeme wurden in einer ersten Analyse identifiziert. Aber viele mussten nach einer gemeinsamen Betrachtung mit Inpacs Validierungspartner Thescon gestrichen werden, da sie die Anforderungen hinsichtlich Validierbarkeit nach EN ISO 13485:2016 nicht erfüllten. „Dabei hat uns die Trovarit-Studie ein tolle Orientierung gegeben“, erklärt Gerlach. Als reine Kundenbewertung stellt diese alle zwei Jahre neutral die Zufriedenheit der Anwender mit ihren installierten Systemen dar.

Mit zu den Spitzenreitern zählt hier der ERP-Anbieter Oxaion, dessen Produkt im November den Preis des Center for Enterprise Research (CER) am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Universität Potsdam für das „ERP-System des Jahres“ in der Kategorie Medizintechnik gewinnen konnte. Die guten Bewertungen wurde durch eine überzeugende Pre Sales Präsentation bestätigt. Jens Fröhlich, Branchenmanager Medizintechnik bei Oxaion, wusste auf alle Fragen die passenden Antworten. Als einer der ältesten Anbieter von ERP-Systemen ist Oxaion so etwas wie ein Hidden Champion. Dabei hat die Softwarefirma schon seit über zehn Jahren Referenzen in der Medizintechnik und hat sich vor zwei Jahren auf Lösungen für diese Branche spezialisiert. Für Oxaion war Inpac das erste Projekt nach der neuen EN ISO 13485:2016.

Erfolgsfaktor 1: Prozesse kritisch hinterfragen

Dass die beiden Unternehmen nur eine halbe Autostunde auseinander liegen hat der ERP-Einführung sicher gut getan, „war bei der Auswahl aber ganz sicher nicht entscheidend“, wie Hermann betont. Viel wichtiger ist ihm, dass alle Beteiligten auch schnell eine partnerschaftliche Ebene der Zusammenarbeit gefunden haben. „Natürlich haben manches Mal die Köpfe geraucht, aber bei den wöchentlichen Jour fixes herrschte immer eine gute Atmosphäre.“

„Wir haben auf Augenhöhe agiert“, fasst Oxaion-Consultant Hendrik Meinhof die Zusammenarbeit zusammen. Was das konkret bedeutet? Oxaion konnte sich in die Prozesse von Inpac versetzen, Inpac war bereit, die bestehenden Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls an die Möglichkeiten des neuen ERP-Systems anzupassen. Rückblickend betrachtet ist dies einer von drei Erfolgsfaktoren, die Hermann heute benennt.

Einen Königsweg sieht Hermann indes nicht. Da müssten sich alle hinterfragen. Hermann fasst das so zusammen: „Wir haben uns von schlechten Prozessen getrennt und für gute Prozesse zum Teil individuelle Software-Anpassungen vornehmen lassen.“ Die Besonderheiten von Inpac sind somit ins ERP-System integriert. Diese zu identifizieren, war Gerlachs Verantwortung – gemeinsam mit den sogenannten Key Usern, die Hermann als Erfolgsfaktor Nummer zwei benennt.

Erfolgsfaktor 2: Die richtigen Key User auswählen

Denn: Von altgedienten Mitarbeitern wird ein neues ERP-System nicht selten kritisch beäugt. Viele User haben schlichtweg Angst vor Veränderung. Das gilt es ernst zu nehmen. Als Tipp für andere Unternehmen in ähnlicher Lage empfiehlt Gerlach daher: „Wählen Sie die Key User äußerst sorgfältig aus. Damit steht und fällt das Projekt.“ Das kann Fröhlich nur bestätigen: „Manche Key User brechen zusammen, andere wachsen über sich heraus. Das ähnelt einer Gratwanderung.“ Aber, auch das ist klar: Ohne Key User geht es nicht. Die haben fachlich den Hut auf, vor allen in den ersten Wochen der Einsatzprüfung. „Key User müssen die Vorteile erkennen. Dann arbeiten sie konstruktiv mit“, ergänzt Meinhof. Am spannendsten seien hier die ersten Monate des Projektes, in denen die Grundlagen gelegt werden, ehe danach alle Abläufe sehr dezidiert durchgespielt werden.

Erfolgsfaktor 3: Nicht zu knapp kalkulieren

Dritter und letzter Erfolgsfaktor ist das Budget. Denn übers Geld muss bei einem Projekt dieser Größenordnung unbedingt gesprochen werden. Das Problem dabei: „Lasten- und Pflichtenhefte sind trotz größter Sorgfalt nicht alles umfassend“, weiß Fröhlich aus der Erfahrung von vielen Projekten. Deshalb empfiehlt Hermann anderen Unternehmen in ähnlicher Situation, das Budget nicht zu gering zu kalkulieren. „Denn es werden ungeplante Kosten kommen.“ Doch das war für ihn auch in Ordnung, gab es dafür schließlich auch zusätzliche Leistung. Und auch das ist letztlich eine Frage des Budgets: Der Projektleiter braucht ausreichend freie Kapazitäten. Hier gelte es, nicht zu schlank aufgestellt zu sein. Denn zum Tage des Vertragsabschluss mit dem ERP-Anbieter stünden selten alle Anforderungen fest.

Mit Spannung erwartet: der Echtstart des Systems

Und dann kommt der Echtstart des Systems. Dieser fiel bei Inpac ausgerechnet auf den 1. April. Fünf Mitarbeiter waren am Wochenende vor diesem Termin damit beschäftigt, in einem harten Wechsel alle erforderlichen Altdaten sowie aktuelle Chargen, Bestände und Laufkarten zu übernehmen. So wurde vermieden, schleichend zwei verschiedene Stände zu führen. Das alte System bleibt derweil im Hintergrund für 30 Jahre Rückverfolgbarkeit erreichbar, aber nur mit Leserechten. Sämtliche Schreibrechte sind deaktiviert.

„Der Echtstart verlief dann völlig smooth, was wir aber nach der sehr intensiven Vorbereitungszeit mit den Key-Usern nicht anders erwartet haben“, sieht sich Gerlach darin bestätigt, zu diesem Termin zwar eine gewisse Anspannung verspürt, aber keine Sorge gehabt zu haben. Schnell wurde das ERP-System zum Tool für fast alle Anwendungen. Als digitale Oberfläche für verschiedenste Programme wird es wie eine Art Pinnwand mit individuell einstellbarer Dashboard-Technologie genutzt. „Speziell junge Leute fokussieren sich heute nicht mehr auf Softwarelösungen, sondern auf Anwendungsoberflächen“, so Fröhlich. Es gehe darum, Informationen schnell da bereitzustellen, wo man sie brauche – und zwar Crossfeed statt via Menüs. Das Werkzeug richtet sich nach der Aufgabe beziehungsweise dem User, nicht umgekehrt.

Das ERP-System lebt

Das ist nun bei Inpac der Fall. Ausgehend von der Disposition gibt es dort heute eine durchgängig systemkonsistente Belegkette. Doch damit ist die Arbeit von Projektleiter Gerlach noch lange nicht zu Ende. „ERP Beauftragter“ steht heute auf seiner Visitenkarte. Und in dieser neuen Funktion verwendet er zunächst einige Monate als Stabilisierungsphase. „Die User unterstützen, die Bedienung für die User optimieren und Zeitersparnis zu bewirken – vor allem in der Arbeitsvorbereitung“, umreißt er seine Ziele.

Mittelfristig sollen die elektronische Laufkarte eingeführt, CAQ-Services eingebunden und die Kunden direkt angebunden werden. Stichwort: Cloudservice für die Kunden. Geschäftsführer Hermann ist sich jedenfalls sicher: „Damit wird Gerlach noch Jahre zu tun haben – und das sicher mit dem gleichen Herzblut und Engagement erledigen mit dem er als Quereinsteiger den Wechsel des ERP-Systems geleistet hat.“ Und bis dahin macht Inpac das, was es schon immer getan hat. Inpac wächst. 7.000 m² Erweiterungsfläche wurden hierfür schon erworben, auf denen zeitnah 1.800 m² zusätzliche Produktions- und Lagerfläche entstehen sollen. Gut, dass bis zu deren Inbetriebnahme das neue ERP-System voll etabliert sein wird.

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