Qualitätsmanagement Gel(i)ebtes QM-System

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Die Medizintechnikbranche gilt als eine der am stärksten regulierten Branchen. Zur Sicherstellung von Qualität und Konformität ist ein umfassendes Qualitätsmanagement­system unerlässlich. Die Mitarbeiter müssen es aber auch nutzen. Dies lässt sich mit gezielten Maßnahmen fördern.

Mit Inkrafttreten der EU-Verordnung für Medizinprodukte (engl. Medical Device Regulation, MDR) sind die Auflagen für die Medizintechnikbranche vereinheitlicht, aber auch verschärft worden. Die neuen Qualitätsanforderungen sollen die Konformität und Leistung von Medizinprodukten sowie die Patientensicherheit und -zufriedenheit erhöhen. Gleichzeitig nehmen die Pflichten und Haftungsrisiken für die Hersteller damit zu.

Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung sind daher weit mehr als ein Aushängeschild oder Wettbewerbsvorteil. Ein transparentes, akzeptiertes und gut funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QM-System) ist vielmehr grundlegende Notwendigkeit in der Medizintechnikbranche. Nur wenn alle Vorgaben von den Mitarbeitern korrekt umgesetzt werden, sind Konformität und Verkehrsfähigkeit der Produkte sichergestellt.

Die Geschäftsführung entscheidet über die Einführung eines softwarebasierten Qualitätsmanagement- oder integrierten Managementsystems. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie das neue System in ihren Arbeitsalltag integrieren. Doch wenn die Beschäftigten den Nutzen des neuen Systems nicht erkennen oder die Anwendung als zusätzliche Arbeitsbelastung in einem ohnehin stark regulierten und dokumentationspflichtigen Umfeld empfinden, entsteht häufig Widerstand. Nur dann, wenn Mitarbeiter Mehrwerte erkennen und daher das System ganz selbstverständlich in ihrem Arbeitsalltag nutzen, wird es zum Erfolg.

Dass das QM-System akzeptiert und genutzt wird, lässt sich mit gezielten Maßnahmen fördern. „Uns wird immer wieder die Frage gestellt, wie es die Verantwortlichen erreichen können, bei den Anwendern Begeisterung zu wecken und sie zur Nutzung zu motivieren“, berichtet Dr. Iris Bruns aus der Geschäftsführung der Aachener Consense GmbH. Der Softwareentwickler hat sich auf moderne, anwendungsfreundliche Lösungen für Qualitätsmanagement- und integrierte Managementsysteme spezialisiert. Die Experten aus Aachen haben eine Reihe von Tipps parat, wie Unternehmen vorgehen können, um ihr QM-System erfolgreich zu etablieren. Sie setzen dabei auf kreative Ideen und Social-Media-Elemente.

Mitarbeiterfreundliche Bedienung

Um bei den Anwendern von Anfang an eine positive Einstellung gegenüber dem QM-System zu erzeugen, sollten diese frühzeitig über Funktionsweise, Vorteile und Zielsetzung aufgeklärt werden.

Wenn es an die Praxis geht, wollen die Mitarbeiter schnell spürbare Erleichterung in ihrer Arbeitsroutine erleben. „Hier ist wichtig, dass die Bedienung der Software einfach erlernt werden kann, insgesamt anwendungsfreundlich gestaltet ist und personalisierte Inhalte bietet. So wird das Verantwortungsbewusstsein der Anwender gefördert. Und sie sollte eine einfache und intuitive Navigation und Suche ermöglichen, um schnell zu den gewünschten Inhalten zu gelangen“, empfiehlt Bruns.

Wer wissen will, ob seine Mitarbeiter wirklich zu den gewünschten Inhalten gelangen, muss nachvollziehen können, ob die Suche im QM-System erfolgreich ist. Dafür lassen sich mit der Consense-Software Rankings der Tops und Flops erstellen: Dabei listet das System die häufigsten erfolgreichen und erfolglosen Suchbegriffe auf. Mit diesem Wissen lassen sich Anpassungen im System vornehmen. Anwender können sich außerdem ihr individuelles Dashboard zusammenstellen. So haben Führungskräfte die wichtigsten Kennzahlen übersichtlich und stets aktuell vorliegen.

AIDA-Modell hilft bei der Umsetzung

Den Qualitätsverantwortlichen in Unternehmen kommt die Aufgabe zu, nach der Installation der Software ein wirklich gelebtes QM-System zu errichten. Interne zielgruppenspezifische Marketingmaßnahmen unterstützen dieses Ziel.

Die Consense-Experten empfehlen, nach etablierten Marketingmodellen wie AIDA (Attention, Interest, Desire, Action) vorzugehen. Auf den QM-Kontext übertragen ergeben sich daraus vier Schritte: Aufmerksamkeit schaffen, Interesse wecken, Bedarf erzeugen, Fürsprecher gewinnen. Nützliche, interessante und auch unterhaltsame Inhalte lenken im ersten Schritt die Aufmerksamkeit auf das QM-System. Ist das Interesse einmal geweckt, sollten die Inhalte für das operative Geschäft aller Anwender so aufbereitet sein, dass sie einen unmittelbaren Mehrwert im Arbeitsalltag bieten. Die Nutzung führt zu positiven Erfahrungen mit dem Managementsystem. Dadurch werden Anwender zu Fürsprechern, die im Kollegium für das Managementsystem werben.

Originelle Ideen fördern die Anwendung

Maximale Aktualität der hinterlegten Informationen sowie eine einfache Suche, die schnell zu den gewünschten Inhalten führt, sind für die Akzeptanz eines QM-Systems oder integrierten Managementsystems Pflicht. Darüber hinaus gibt es viele Ideen für Inhalte, die über den klassischen QM-Inhalt hinaus Impulse zur Nutzung geben: Ein firmeninternes, in das Managementsystem integriertes Wiki bietet den Mitarbeitern wertvolle Hintergrundinformationen und Best Practices zu relevanten Themen. Gleichzeitig regt ein Wiki zu aktiver Mitarbeit an. Themen-Abos ermöglichen die automatische Zustellung von Artikeln zu bevorzugten Inhalten. Auch die Bereitstellung aktueller Informationen wie Unternehmensnews oder Kantinenpläne motiviert die Mitarbeiter dazu, das System zu nutzen.

Viele Unternehmen setzen zusätzlich auf typische Social-Media-Technologien, um die Nutzung des QM-Systems zu fördern. „Hier gibt es zahlreiche Ideen, z. B. die Eröffnung von Diskussionsforen oder Chats zu firmenspezifischen Themen, die Einrichtung von Bewertungs- oder Anmerkungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter oder die Installation virtueller Arbeitsräume“, erzählt die Geschäftsführerin.

Doch auch Themen, die typischerweise nichts mit Qualitätsmanagement zu tun haben, lassen sich einbinden. „Unsere Kunden haben gute Erfahrungen gemacht mit Tippspielen zu Sportereignissen wie der Fußball-WM, die in das System integriert wurden. Hier kann man ein unternehmensinternes Ranking oder die Bildung von Abteilungsmannschaften nutzen, um das Miteinander zu stärken und gleichzeitig spielerisch für die Nutzung des Systems zu werben. Möglich wären auch Aktionen zur Gesundheitsförderung, wie ein unternehmensweiter Gehwettbewerb“, meint Bruns. Durch originelle kostenlose Erweiterungen wie die Integration von Adventskalender oder Tippspielen kann der Arbeitgeber so immer wieder neu für die Nutzung des Managementsystems werben.

Internes QM-Marketing wirkt

Die Erfahrung von Consense belegt, dass die beschriebenen Ideen ein internes QM-Marketing wirkungsvoll unterstützen: Positive Erfahrungen mit dem Managementsystem machen Mitarbeiter zu Fürsprechern und motivieren zur gesteigerten Nutzung. Teilhabe und Mehrwerte halten das Managementsystem lebendig und steigern die Akzeptanz der Anwender. „Laut Feedback unserer Kunden hat die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen bei vielen Anwendern zum Erfolg geführt. Das widerspricht dem gängigen Vorurteil, dass ein QM-System trocken und langweilig ist“, erklärt Bruns abschließend.

Weitere Artikel zur Führung von Medizintechnik-Unternehmen finden Sie in unserem Themenkanal Management.

* Dr. Stephan Killich ist Geschäftsführer bei der Consense GmbH

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