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Seal Systems

Souverän im SAP

| Autor/ Redakteur: / Kathrin Schäfer

Wenn nicht freigegebene Dokumente aus dem SAP-System in der Produktion landen, ist dies nicht nur ärgerlich, sondern auch wenig effizient. Ebenso ärgerlich ist es, wenn sich die korrekten Dokumente und Zeichnungen im SAP DVS als unauffindbar erweisen. Eine Software schafft Abhilfe.

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Freigegebene SAP-Dokumente manuell zu stempeln, ist fehleranfällig und aufwändig. Dabei können Freigabestempel mittels einer SAP-Integration automatisiert auf das Dokument aufgebracht werden.
Freigegebene SAP-Dokumente manuell zu stempeln, ist fehleranfällig und aufwändig. Dabei können Freigabestempel mittels einer SAP-Integration automatisiert auf das Dokument aufgebracht werden.
(Bild: ©Alexander Lupin - stock.adobe.com)
  • Dokumente im SAP DVS oder SAP PLM nachverfolgen
  • Korrekte Dokumente und Zeichnungen im SAP DVS
  • Freigabestempel automatisiert auf Dokumenten anbringen

Bei Unternehmen aus der Medizintechnik-Branche kommt es häufig zu Schwierigkeiten mit Dokumenten im SAP-System. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Dokumente im SAP DVS oder SAP PLM nachverfolgt werden müssen, dies aber nicht automatisiert, sondern nur manuell möglich ist. Oder wenn Freigabeprozesse schiefgehen und dadurch nicht freigegebene Dokumente in der Produktion landen. Ebenso kann das Finden der korrekten Dokumente und Zeichnungen im SAP DVS ein fehleranfälliger Prozess sein. Und auch die Sicherstellung der Qualität von gedruckten Etiketten zählt zu den Herausforderungen, denn oft ist die Nachverfolgbarkeit der Etiketten nur schwierig möglich, der Status des Etiketts ist nicht erkennbar oder aber es fehlt eine Versionierung. Seal Systems, ein Softwarehersteller aus Röttenbach bei Erlangen, hat sich auf Softwarelösungen spezialisiert, die direkt an SAP andocken und auf die Optimierung der oben genannten Prozesse abzielen.

Dokumentenchaos ist für Medizintechnikfirmen ein Desaster

Fallbeispiel Nummer 1: Bei der Alles-Gut Medizintechnik AG, einem fiktiven Hersteller von medizintechnischen Geräten, hatte ein Mitarbeiter nicht freigegebene Dokumente aus dem SAP DVS gedruckt, woraufhin diese fast den Weg in die Fertigung gefunden hätten. Glücklicherweise hatte der Produktionsleiter das noch rechtzeitig bemerkt. Das Problem war, dass freigegebene und nicht freigegebene Dokumente nahezu völlig identisch aussahen. Alle Dokumente bei der Alles-Gut Medizintechnik AG lagen im Original-Format, meistens als Word oder Excel, im SAP DVS, und wurden auch von dort aus in der Arbeitsvorbereitung gedruckt. Um freigegebene Dokumente zu kennzeichnen, behalfen sich die Mitarbeiter damit, alle Ausdrucke mit einem roten Freigegeben-Stempel zu bestempeln. Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten, welche täglich in der Fertigung gedruckt und verwendet wurden, war der Aufwand für das manuelle Stempel gigantisch.

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Die Lösung: Mittels einer SAP-Integration können Freigabestempel automatisiert auf das Dokument aufgebracht werden. Originale werden bei der Freigabe zusätzlich automatisch in PDF umgewandelt, so dass Stempel, beliebige Daten aus dem SAP und weitere Lenkungsinformation (Wer hat ausgegeben? Wann wurde ausgegeben? Status, Version, usw.) sehr einfach und schnell hinzugefügt werden können. Mit PDF, insbesondere der genormten PDF-Variante PDF/A, ist zusätzlich sichergestellt, dass das Dokument immer gleich aussieht.

Fallbeispiel Nummer 2 betrifft das Finden der richtigen Dokumente in Einkauf und Produktion. Denn die Suche nach den richtigen Arbeitspapieren in der Produktion stellte bei der Alles-Gut Medizintechnik AG ebenfalls ein großes Problem dar. Zwar wurden diese Dokumente im Dokumentverwaltungssystem von SAP archiviert. Allerdings mussten die Papiere zu jedem Fertigungsauftrag einzeln gesucht, geöffnet und über den Viewer ausgegeben werden. Immer wieder wurden Produktionschargen fehlerhaft produziert. Zum Beispiel dann, wenn ein Zahlendreher in der Dokumentennummer vorlag, oder die falsche Version verwendet wurde.

Die Lösung: das automatisierte Sammeln aller verknüpften Dokumente für SAP-Objekte. Bei der Ausgabe von Dokumenten über eine weitere SAP-Integration wird ein zusätzliches Modul im Batch des SAP aufgerufen, welches alle verknüpften Dokumente findet und diese gemeinsam mit den Arbeitspapieren des jeweiligen SAP Objektes (z. B. Fertigungsaufträgen, Rezepturen) ausgibt. Welche Dokumente abgesammelt werden, kann dabei durch Filterkriterien individuell bestimmt und einfach geändert werden. Auch eine unterschiedliche Konfiguration pro Werk, Disponent oder Fertigungssteuerung ist möglich.

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In Fallbeispiel Nummer 3 geht es um Qualität der gedruckten Etiketten: Seit der ERP-Neueinführung konnten die Mitarbeiter der Alles-Gut Medizintechnik AG nicht mehr nachvollziehen, wer ein Label verändert hat. Außerdem gab es keine Versionierung und der Status des Etiketts war nicht erkennbar. Dieser war aber sehr wichtig, da erkennbar sein musste, ob es sich um ein freigegebenes Etikett handelte oder nicht. Zusätzlich bestand der Wunsch, dass auch die Materialnummer, das Herstelldatum sowie Freigabe- und Prüfkennzeichen ersichtlich wären. Ein weiteres Problem bestand darin, dass die gedruckten Etiketten auf jedem Druckertyp anders aussahen, obwohl ein einheitliches Aussehen für die Validierung zwingend vorgeschrieben war.

Die Lösung stellt ein individuelles Etikettendruck-Design dar. In einer standardisierten Label-Software mit Schnittstelle ins SAP ist das Design der Labels vollkommen frei gestaltbar. Dabei können beliebige Daten aus dem SAP verwendet werden. Über die Datenkonfiguration werden die prozessrelevanten Daten ohne Programmierarbeiten durch einfache Customizing-Einträge ermittelt und an die Etikettensoftware weitergeleitet. Auf diese Weise können auch umfangreiche Datenzusammenhänge übersichtlich konfiguriert und dadurch komplexe Etiketten mit unterschiedlichen Inhalten erstellt werden.

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