Elo Digital Office Enterprise-Content-Management: ein strukturierter Ort, an dem man alles findet – immer

Ein Spezialist in der Atemwegstherapie wollte alle Informationen aus seinen unterschiedlichen IT-Systemen zentral und hochverfügbar in einem Archiv bereitstellen. Die Lösung brachte die Einführung eines ECM-Systems.

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Wirthwein Medical GmbH & Co. KG

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SMC Deutschland GmbH

ELO Digital Office GmbH

• Software für Enterprise-Content-Management (ECM)

• Enges Zusammenspiel mit SAP über Elo SAP Archive-Link

• Inhalationsgeräte zur Therapie von Atemwegserkrankungen

Mit rund 500 Mitarbeitern ist die Firma Pari ein weltweit agierender Hersteller von Inhalationsgeräten zur Therapie von Atemwegserkrankungen. Aus einem ursprünglich handwerklich orientierten Familienbetrieb ist die Pari Firmengruppe entstanden, die mit eigener Forschungseinheit und Produktion internationale Standards in der Aerosoltechnologie setzen möchte. Die Pari Medical Holding GmbH in Starnberg wiederum koordiniert als Dachgesellschaft deren internationale Zielsetzungen und Aktivitäten. Sie übernimmt strategische Dienstleistungen für die Bereiche Finanzen, Informationstechnologie, Human Resources, Qualitätsmanagement und Zulassung von Medizinprodukten. So weit, so gut.

Mit Enterprise-Content-Management Dokumente strukturiert ablegen

Um dieses vorhandene Wissen möglichst vielen Mitarbeitern zugänglich zu machen, beschloss man bei Pari 2003, eine Software für Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen. Denn der enorme Dokumentenbestand sollte strukturiert abgelegt werden. Nach einer umfassenden Marktevaluierung entschieden sich die Verantwortlichen für die ECM-Software Elo Professional von Elo Digital Office.

„Wir wollten eine Stelle, an der alles gefunden werden kann, unabhängig vom Standort. Die ECM-Software ist intuitiv zu bedienen und bietet die Flexibilität, individuelle Anforderungen einfach über Customizing oder Scripte abzubilden. Außerdem ließ sie sich nahtlos mit unserer Lösung für Enterprise-Resource-Planning (ERP) verzahnen“, begründet der Projektleiter Ronald Schmidt die Entscheidung. „Besonders gefiel uns, dass die Dokumente nur einmal vorhanden waren, obwohl wir die abteilungsbezogene Struktur beibehielten.“

Alle Belege werden jetzt vollautomatisch archiviert

Die Einführung der ECM-Software begann 2003. Zuerst optimierte man das Handling der Eingangsrechnungen, danach wurden der Verkauf, das Service Center und schließlich auch der Einkauf angeschlossen. Seither gewährleistet die Dokumentenverwaltung, dass alle zu einem Vorgang gehörenden Objekte vollständig sind. Das enge Zusammenspiel mit SAP erfolgt über den Elo SAP Archive-Link. Alle Belege, ob Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Produktions- oder Kommissionierungsbelege, werden vollautomatisch archiviert. Für den Archivierungsvorgang übernimmt das ECM-System alle notwendigen Informationen zur Verschlagwortung direkt aus SAP. Dies ermöglicht eine schnelle Recherche.

Einen elementaren Nutzen zieht vor allem der technische Service von Pari aus dem Software-System: Kommen Geräte zur Reparatur zurück, liegen generell Begleitschreiben bei. Im Servicebereich sollte jedoch – aus hygienischen Gründen – auf Papier verzichtet werden, was sich durch die Erfassung der Dokumente direkt am Posteingang umsetzen ließ.

Eine elektronische Signaturlösung ergänzt das ECM

2009 führte Pari die elektronische Signaturlösung von Intarsys Consulting ein. Denn eine rechtsgültige Unterschrift war Voraussetzung, um die Geschäftsprozesse via Workflow zu automatisieren. Sie ermöglicht neben der direkten Einzelsignatur von Dokumenten oder Workflow-Prozessen auch die Stapelsignatur von Massenbelegen sowie Ausgangsrechnungen. Die automatische Signatur-Verifikation garantiert dabei die Ordnungsmäßigkeit bereits signierter Belege im Archivierungsprozess.

Pari nutzt zudem die Versionsverwaltung im Rahmen des elektronischen Workflows, unter anderem für Änderungsanträge. „Können die einzelnen Versionen signiert werden, dann wird die jeweils ältere in dem Moment inaktiv, in dem eine neuere aktiviert wird. Dies steigert die Effizienz und Transparenz über die jeweiligen Prozesse“, so Schmidt.

Aufgrund der wachsenden Anforderungen erfolgte 2015 ein Upgrade auf die mandantenfähige Version Elo-Enterprise. Hauptziel war, die „Arbeitslast“ auf mehrere Server zu verteilen – und damit das Ausfallrisiko zu senken. Denn mit der ECM-Suite lassen sich einzelne Komponenten frei auf verschiedene „Maschinen“ übertragen.

Im Zuge der Umstellung wurde ein Load-Balancing eingerichtet, um die verschiedenen ECM-Server für den Benutzer unsichtbar zu gestalten. Seitens der Administration verbinden sich alle Elo-Clients mit einer bestimmten Adresse, die dann die Verteilung an die einzelnen Server übernimmt. Gleichzeitig ließ sich mit dieser neuen Architektur auch ein Active/Passive-Cluster realisieren. Dadurch werden jetzt bestimmte ECM-Komponenten doppelt vorgehalten, um im Falle eines Ausfalls das System in wenigen Minuten wieder lauffähig zu machen.

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„Wer den Nutzen in Euro und Cent errechnen will, hat den Wert eines ECM-Systems nicht verstanden. Hier geht es vielmehr um den schnellen Zugriff auf Informationen und damit um optimierte und zeitsparende Prozesse – und die daraus resultierende positive Motivation der Mitarbeiter“, so Projektleiter Schmidt. „Die flexiblen Verschlagwortungs- und Suchmöglichkeiten der Search-Engine beispielsweise sind einfach genial. Oft sind scheinbar nebensächliche Schlagworte die wichtigsten. Dass sich diese so problemlos ändern lassen, fördert die Akzeptanz der ECM-Software enorm.“

Das ECM-System erfuhr insgesamt eine positive Resonanz bei den Mitarbeitern. So lassen sich Urlaubsanträge, Freigaben, Testdokumente oder hausinterne Dokumente, die zuvor manuell unterzeichnet wurden, elektronisch signieren und anschließend rechtssicher ablegen. Ein- und Ausgangsrechnungen werden über Workflows automatisiert bearbeitet und dann in SAP verbucht. Insgesamt passt sich das ECM-System dank seiner offenen Systemstruktur den sich wandelnden Gegebenheiten auf Unternehmensebene flexibel an. Die Mitarbeiter lassen es durch ihre Arbeit wachsen und fügen je nach Bedarf neue Funktionen hinzu.

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