Content-Management: per Knopfdruck auf geänderte Regularien reagieren

2W Content-Management: per Knopfdruck auf geänderte Regularien reagieren

12.08.2019Autor / Redakteur: Jan Riedel / MA Alexander Stark

Intelligentes Content-Management birgt viel Potenzial in der technischen Redaktion. Um beim Einsatz eines Content-Management-Systems nicht mit angezogener Handbremse zu fahren, ist Know-how bei der Implementierung, manchmal aber auch Kompromiss- und Änderungsbereitschaft bei Produktdaten gefragt – insbesondere wenn man technische Informationen „auf Knopfdruck“ erstellen möchte.

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Gut vorbereitet auf Änderungen: Von den Produktdaten über intelligentes Content-Management hin zu einer leicht handhabbaren Vielzahl an Dokumenten lassen sich Informationen schnell auf den neuesten Stand bringen.
(Bild: Andreas Jürgens, 2W)

Content-Management-Systeme erlauben eine schnelle Anpassung wichtiger Informationen

Inhalte im CMS formatunabhängig bearbeiten

Durch Verknüpfung von ERP und CMS Dokumentationen auf Knopfdruck erstellen

Eine im Rahmen der MDR-Implementierung durchgeführte Gap-Analyse offenbart meist, dass technische Informationen für medizintechnische Produkte erweitert oder neu erstellt werden müssen. Für viele Unternehmen stellt dies derzeit eine große Herausforderung dar, da ihre technische Redaktion auf eine dokumentenbasierte Arbeitsweise mit Programmen wie Word, FrameMaker, Indesign o. ä. vertraut. Dabei können der Effizienzgewinn und das Einsparungspotenzial durch moderne Systeme und Prozesse in der technischen Redaktion beträchtlich sein, insbesondere wenn man neben der Erstellersprache alle weiteren Sprachversionen in die Betrachtung einbezieht.

In diesem Beitrag geht es nicht um die konkreten Anforderungen der MDR an die Inhalte der zur Verfügung zu stellenden technischen Informationen. Es geht stattdessen um einige wichtige Aspekte und Voraussetzungen für die optimale Nutzung eines Content-Management-Systems in der technischen Redaktion. An einem einfachen Beispiel soll gezeigt werden, wie man durch intelligentes Content-Management wesentlich schneller, kostengünstiger und gelassener auch auf regulatorische Änderungen, wie aktuell durch die MDR, reagieren kann.

Was bedeutet Content-Management?

Zuerst ist es wichtig, die Begriffe Dokumenten-Management und Content-Management zu unterscheiden. Dokumenten-Management-Systeme (DMS), wie sie in vielen Unternehmen bereits zum Einsatz kommen, verwalten Dokumente und automatisieren Workflows – unabhängig davon, auf welche Weise die verwalteten Dokumente erzeugt wurden. Voraussetzung ist, dass die Dokumente als Dateien mit entsprechenden Metadaten in einer Datenbank geführt werden.

Im Content-Management-System (CMS) dagegen werden einzelne Informationsbausteine oder „Module“ verwaltet, aus denen technische Informationen zusammengestellt und als Gesamtdokument in unterschiedlichen Formaten publiziert werden können. Inhalte (Content) werden formatunabhängig verwaltet und erst bei der Publikation des Dokuments in ein vordefiniertes Layout gebracht.

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Einige CMS können auch die Verwaltung nicht nur der direkt im System erstellten Dokumente, sondern auch von außerhalb des Systems erstellten Dokumenten mit abbilden. Einzelne Module können für mehrere Produktfamilien, Produktvarianten oder aber für nur ein einziges Produkt gültig sein. Daher benötigt jedes Modul zahlreiche Kennzeichnungen in Form von Metadaten, um es eindeutig zu identifizieren, z.B.:

um welche Art von Information es sich handelt: um eine Produktbeschreibung, einen Bedienschritt, einen Sicherheitshinweis usw.

worauf sich die Information bezieht: das Gesamtprodukt, ein bestimmtes Bauteil, eine bestimmte Funktion, eine bestimmte Produktvariante

in welches Dokument die Information gehört: in die gedruckte Gebrauchsanweisung, in die Kurzanleitung, auf die Verpackung oder ein Label, in den Ersatzteilkatalog etc.

Nehmen wir als Beispiel den in der Abbildung gezeigten Insulin-Pen und beschränken uns der einfacheren Darstellung halber auf nur zwei Dokumentarten, nämlich die Gebrauchsanweisung und die Kurzanleitung: Bei drei unterschiedlichen Produktvarianten, die sich aus Sicht des Benutzers nur durch die Skalierung in Schritten von 0,5, 1 oder 2 Einheiten bei der Dosierung unterscheiden, müsste man bei dokumentenbasierter Arbeitsweise sechs unterschiedliche Dokumente bearbeiten.

Die Einstellung der Dosis ist nun im CMS als eine Informationseinheit, also ein Modul definiert. Neben dem von der jeweiligen Produktvariante abhängigen Bild enthält dieses Modul (gelber Kasten) auch die Beschreibung des Einstellvorgangs, die sich wiederum nur durch den Wert der einstellbaren Dosiereinheiten unterscheidet. Dieser Wert ist so als Variable im CMS definiert, dass abhängig von der Produktvariante automatisch die korrekte Zahl 0,5, 1 oder 2 in der Anleitung erscheint. Sollte sich nun das Design des Einstellrads oder die Funktion der Dosierung ändern, muss nur dieses eine Modul bearbeitet werden, bevor neue, aktuelle Versionen der Anleitungen erzeugt werden können.

Wie können nun technische Informationen „auf Knopfdruck“ erzeugt werden?

Zu dem Insulin-Pen mit seinen Varianten liegen in der ERP-Systemlandschaft bereits zahlreiche technische Produktdaten vor (z.B. Stücklisten), die für die Steuerung der dazugehörigen technischen Informationen im CMS genutzt werden können.

Wenn die entwicklungsseitige Produktstruktur im ERP mit der redaktionsseitigen Informationsstruktur im CMS „matcht“, ist Dokumentation „auf Knopfdruck“ grundsätzlich möglich, d.h. ohne manuelles Zusammenstellen und Bearbeiten der technischen Informationen durch den Redakteur. Sobald es zwischen diesen beiden Seiten jedoch strukturelle Brüche gibt, ist eine systemische Verarbeitung aus dem ERP in das CMS nicht möglich. Bei der Implementierung des CMS und dem Aufbau der dazugehörigen Metadaten-Struktur sind daher manchmal auch Kompromisse und Änderungsbereitschaft auf Seiten der Produktentwicklung nötig, um einen weitgehenden Automatisierungsgrad bei der Informationserstellung zu erreichen. Eine weitere wichtige Voraussetzung für die Automatisierung ist, dass Informationsstrukturen und Layout für alle erforderlichen Publikationen (z.B. PDF Print, PDF Web, HTML, XML) im CMS definiert sind.

Wann und wie macht die Einführung eines CMS Sinn?

Wer, extrem formuliert, nur ein Produkt herstellt, das alle fünf Jahre verändert wird, benötigt kein CMS. Mit zunehmender Vielfalt im Produktsortiment, häufigen technischen Änderungen und zahlreichen Sprachversionen nimmt der Nutzen eines CMS-basierten Redaktionsworkflows allerdings drastisch zu.

Content-Management-Systeme erlauben zudem den Ex- und Import von Inhalten für die Übersetzung als XML-Dateien. Dabei ermittelt das System, welche Inhalte sich von Version zu Version eines Dokuments geändert haben, wodurch nur die geänderten Abschnitte für die Übersetzung ohne manuelles Selektieren exportierbar sind. Dies ist ein entscheidender Zeit- und Kostenvorteil im Übersetzungsprozess, da sich das Gesamtvolumen der Übersetzung stark reduziert und zudem kein aufwändiges Formatieren der aktualisierten Sprachversionen mehr erforderlich ist.

Die Einführung eines CMS erfordert exakte Analysen, Zeit und ein Umdenken bei allen Prozessbeteiligten. Da ohne ein ausgeklügeltes, logisches Metadatenkonzept und viel Know-how bei der Implementierung des Systems die Effizienz und Nachhaltigkeit stark leidet, sollte man sich nicht scheuen, hierfür die Beratung durch externe Spezialisten hinzuzuziehen. Nicht selten passiert es sonst, dass ein hochwertiges System angeschafft wird, das dann mangels sinnvoller Strukturen, ohne aussagekräftigen Redaktionsleitfaden und ohne intensive Schulung aller Systemnutzer als einfacher Editor genutzt wird. Denn nur wenn ein Content-Management-System richtig eingesetzt wird, klappt es auch mit der technischen Dokumentation auf Knopfdruck.