gesponsertNo risk, more fun dank seleon Regulatory & Clinical Affairs Support sichert den Marktzugang

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seleon GmbH

Der Weg von der Produktidee bis zum zugelassenen Medizinprodukt kann für Hersteller ein langer sein – den sie aber nicht alleine gehen müssen. Die Experten von seleon stehen Herstellern mit umfassenden und maßgeschneiderten Lösungen zur Seite, damit der Marktzugang gelingt.

„Die seleon GmbH ist seit mehr als 25 Jahren einer der führenden Entwicklungs-, Beratungs- und Produktionsdienstleister in der Medizintechnik. Wir arbeiten mit Start-ups, kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Konzernen zusammen und bieten Unterstützung bei aktiven und nichtaktiven Medizinprodukten, In-vitro-Diagnostika und Drug-Device Combination Products“, erklärt Fabiola Hartung-Linz, Sales Director Consulting bei seleon.

Als Full Service Provider bietet seleon maßgeschneiderte Lösungen entsprechend den Anforderungen seiner Kunden an:

• bereits in der Findungsphase Konzeptworkshops zur Product Definition, zu Market Access, Clinical & Regulatory Strategy und Reimbursement-Themen

• bei der Entwicklung von Medical Devices, Medical Software und Medical Apps

• mit Regulatory Affairs bei der Erstellung und Pflege der Technischen Dokumentation sowie internationalen Produktzulassungen

• mit Clinical Affairs bei der Erstellung Klinischer Bewertungen und der Durchführung Klinischer Prüfungen

• beim Qualitäts- und Prozessmanagement

• beim Produktionstransfer der beim Kunden, bei seleon oder bei Dritten entwickelten Medizinprodukte

• beim Ramp-up und der Serienfertigung

• beim Market Placement und bei Erstattungsthemen

• beim Change Management und der Produktpflege

Doch wie sieht das in den einzelnen Bereichen genau aus? Und was raten die seleon-Experten?

Der Weg zu einem zugelassenen Medizinprodukt in der EU

Von der Produktidee bis zum zugelassenen Medizinprodukt ist es ein langer Weg. „Die erste wichtige Station ist die Definition der Zweckbestimmung und des bestimmungsgemäßen Gebrauchs“, erklärt Peter Hartung, Head of Business Unit Consulting bei seleon. Es werden die Grundlagen für eine zeitlich und finanziell beherrschbare Zulassung gelegt, d. h. eine zu stark eingegrenzte Zweckbestimmung macht das Medizinprodukt am Markt unattraktiv, eine zu großzügige Zweckbestimmung erschwert die Klinische Bewertung in hohem Maße. Bevor die Entwicklung des Medizinproduktes beginnen kann, müssen die dafür notwendigen Prozesse in einem QM-System implementiert sein. Das Medizinprodukt muss unter Einhaltung der geforderten Prozesse zur Entwicklung, zum Risikomanagement, Usability Engineering, ggf. Software-Lebenszyklusprozesse, ggf. Biologische Risikobewertung usw. spezifiziert, entwickelt, verifiziert, in die Produktion überführt und validiert werden. Zur Validierung gehört der Nachweis von Leistung, Wirksamkeit und Sicherheit des Medizinproduktes und seiner Anwendung über eine klinische Bewertung basierend auf klinischen Daten und ggf. auch eine klinische Studie. Ist die vollständige Technische Dokumentation erstellt, kann das Konformitätsbewertungsverfahren beginnen – je nach Risikoklasse in Eigenverantwortung des Herstellers oder mit Hilfe einer Benannten Stelle und einer CE-Zertifizierung. Nach positivem Abschluss dieses Verfahrens kann der Hersteller die Konformität mit der Medical Device Regulation (MDR) bzw. der In-Vitro-Diagnostic Regulation (IVDR) erklären und das Medizinprodukt in Verkehr bringen.

Projektbeispiele von seleon im Bereich Regulatory & Clinical Affairs Support

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Regulatory Affairs

Im Bereich Regulatory Affairs geht es darum, die gesetzlichen und auch andere Vorgaben wie Guidances und Normen zu identifizieren, zu verstehen und umzusetzen. Hier braucht es Strategien, die von Anfang an die Anforderungen der Zielmärkte mitdenken. Um ihr Medizinprodukt/IVD weltweit auf dem Markt bereitzustellen, benötigen Hersteller eine entsprechende Dokumentation. In Europa wird dies durch die EU 2017/745 Medizinprodukteverordnung beziehungsweise durch die EU 2017/746 In-vitro-Diagnostika Verordnung geregelt.

Derzeit stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Dokumentation gemäß den Vorgaben der europäischen Verordnungen MDR/IVDR anzupassen. „Leider ist es hierbei oft nicht mit der Umstellung der Produktaktenstruktur getan, welche sich an den Entwicklungsvorgängen orientiert“, erläutert Karin Berndt, Team Lead Regulatory Affairs Consulting bei seleon. „Es ist häufig erforderlich, Produkte nach zu entwickeln, um den Anforderungen der MDR/IVDR zu entsprechen und die entsprechenden objektiven Nachweise für Leistungsfähigkeit und Sicherheit zu erbringen. Wir helfen den Herstellern, den besten Weg im ‚Zulassungsdschungel‘ zu finden und Dokumente mit Mehrwert für ihr Unternehmen zu erstellen“, so Berndt.

In Europa liegt der Schwerpunkt auf der Sicherheit und Leistungsfähigkeit der Produkte. Nachfolgende Punkte werden u. a. von Regulatory Affairs in der Dokumentation zusammengeführt, um objektive Nachweise dafür zu erbringen:

• Produktbeschreibung und -spezifikation

• Risikomanagement

• Grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen (GSPR)

• Entwicklungs- und Herstellungsunterlagen inklusive Verifizierungs- und Validierungsplanungen und -Berichten

• Produktkennzeichnung

• Biologische Sicherheit

• Klinische Bewertung

• Plan und Bericht über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen

„International wird auch nur mit Wasser gekocht“, sagt die Regulatory-Affairs-Expertin. Das heißt: Die Inhalte der Zulassungsakten sind ähnlich, bislang gibt es jedoch noch kein international gültiges Format, das für jeden Markt verwendet werden kann. Noch gibt es verschiedene gesetzliche und normative Unterlagen, die auf unterschiedlichste Art eingereicht werden, um die Produkte im Markt bereitstellen zu können.

Grundlage ist aber in den meisten Fällen ein gelebtes QM-System, in dessen Rahmen die Zulassungsdokumente erstellt werden. Nationale Besonderheiten, wie zusätzliche Registrierungen (DMIDS, EUDAMED, FDA, etc.) oder Qualifikationen sollten zudem bedacht werden.

Clinical Affairs

Der Bereich Clinical Affairs bei seleon umfasst regulatorischen Support entlang des gesamten Weges des Medizinproduktes: von der Produktidee zum zugelassenen Produkt, über seinen gesamten vorgesehenen Lebenszyklus bis hin zum Phase Out des Medizinproduktes aus dem Markt.

Der Ausgangspunkt ist die Analyse der Produktidee. Dabei gibt es grundsätzlich drei verschiedene Szenarien, die jeweils verschiedene Implikationen und „Schweregrade“ hinsichtlich der Zulassung(s-Strategie) mit sich bringen, so Dr. Jörg Hauffe, Team Lead Clinical Affairs Consulting:

• es sind vergleichbare Produkte mit vergleichbarer Technik (me-too Produkte) oder

• vergleichbare Produkte bezüglich Anwendungsumfeld mit abweichender Technik (Stichwort Gold Standard) auf dem Markt verfügbar oder

• es ist kein vergleichbares Produkt, sowohl in der Anwendung als auch Technik, identifizierbar.

Während in den ersten beiden Fällen die Zulassung über klinische Bewertungen auf dem Literaturpfad grundsätzlich denkbar ist, wird im dritten Fall der Weg über eine klinische Prüfung vor der Zulassung unabdingbar sein, um klinische Daten zu generieren. Auch hier unterstützt seleon die Hersteller gerne.

In allen Fällen wird im Rahmen eines Clinical & Market Strategy Consulting zusätzlich zu den regulatorischen Fragestellungen auch folgendes zu berücksichtigen sein, bevor mit der Umsetzung der klinischen Strategie gestartet werden sollte:

Analyse des geplanten Medizinproduktes im Marktumfeld:

• Welche Wettbewerber gibt es?

• Entspricht die klinische Anwendung dem Stand der Technik und meine Preisstruktur dem des Wettbewerbs?

• Passt das geplante Produkt in mein Portfolio? Und passt es in meine bestehende Organisationsstruktur?

• Bin ich auf die Zielgruppe der Anwender vorbereitet?

• Welche Länder möchte ich erobern und haben diese überhaupt Potential?

Das klinische „Gesamtmanagement“ eines Medizinproduktes umfasst auch nach der CE-Zulassung wiederkehrende Aspekte und Themen, die sich der Regel jeweils in der kontinuierlichen Pflege und Aktualisierung von Plänen und Berichten in drei Themenfeldern widerspiegeln:

• Klinische Bewertung bzw. Leistungsbewertung für IVD,

• Post Market Surveillance und

• Post Market Clinical Follow-Up bzw. Post Market Performance Follow-up für IVD

Eine enge Verzahnung der drei Bereiche plus allgemeines Qualitätsmanagement sowie Verknüpfung mit einer aktuell zu haltenden technischen Dokumentation bilden die Grundlage der kontinuierlichen Neubewertung des Risiko-Nutzen-Verhältnisses über den gesamten Lebenszyklus des Medizinproduktes.

Ergibt sich im Rahmen des Clinical & Market Strategy Consulting die Notwendigkeit vor Marktzulassung oder im Rahmen der Nachbeobachtung eigene Studien durchzuführen und Daten zu erheben, halten die seleon-Experten auch hierfür alle relevanten Prozesse und Dokumente parat.

PLM Processes

Product Life Cycle Prozesse unterstützen das Produkt in all seinen Lebenslagen. Dies umfasst das Aufsetzen eines wirksamen risikobasierten Qualitätsmanagementsystems gleichermaßen wie die Produkt- oder Dienstleistungspflege im Rahmen der Entwicklungstätigkeiten, über den Markteintritt bis hin zum geordneten Phase-Out, also der Einstellung des Verkaufs und Servicedienstleistung für ein Produkt. Dies gilt für Start-ups gleichermaßen wie für etablierte Hersteller jeder Firmengröße. Doch auch weitere Wirtschaftsakteure nach MDR/IVDR sollten diesen Bereich nicht außer Acht lassen, da diese regulatorischen Rollen einen Produkt-bzw. Dienstleistungsbezug besitzen.

Medizintechnik-Start-ups stehen oft vor der Herausforderung, mit begrenzten personellen Ressourcen möglichst schnell ihr Produkt auf den Markt zu bringen. Für den Aufbau eines eigenen kompletten Qualitätsmanagementsystems und die geforderten regulatorischen Prozesse haben sie oft noch kein Personal oder Know-how an Bord.

„seleon übernimmt auf Wunsch die Rolle des legalen Herstellers (legal manufacturer) für einen bestimmten Zeitraum oder den gesamten Produktlebenszyklus, indem wir die Infrastruktur, die Lebenszyklusprozesse sowie die Benannte Stelle zur Verfügung stellen“, erläutert Dr. Annette von der Groeben, Responsible Person for Regulatory Roles. „Auf diese Weise ermöglichen wir Start-ups, ihre Medizinprodukte mit geringem Aufwand schnell auf den Markt zu bringen.“

seleon sorgt gemeinsam mit dem Kunden, der weiterhin Product Owner bleibt, für die Konformität des Medizinproduktes, auch im Bereich Kennzeichnung und Registrierung, bevor es dann in der EU in Verkehr gebracht wird. Der Product Owner ist trotzdem sichtbar, durch seine (vorläufige) Rolle als Händler muss jedoch nur ein Minimum an Prozessen etabliert werden, um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Auch ist nicht immer vorgesehen, einen eigenen Entwicklungs- und oder Produktionsbereich aufzubauen – beispielsweise, wenn das Unternehmen von den Gründern nach den ersten Erfolgen und Produkt-Ramp-up verkauft werden soll.

Die Rolle des legalen Herstellers kann auch für etablierte Medizintechnik-Hersteller jeder Größe übernommen werden, die z. B. ein Randprodukt für die erfolgreiche Marktplatzierung ihrer Kernprodukte benötigen, aber keine passenden Ressourcen bereitstellen können. Dieses Szenario trifft möglicherweise auch auf Pharma-Hersteller mit entsprechenden Kombinationsprodukten zu.

Befindet sich der Hersteller nicht im Geltungsbereich der Verordnungen (z. B. bei Niederlassungen in China oder der USA), kann seleon in der Rolle als Repräsentant (EU-AR) die Rechte und Pflichten des legalen Herstellers mit Sitz in Europa übernehmen.

Behält der Hersteller seine Rolle als legaler Hersteller klassischerweise selbst, kann trotzdem Unterstützung bei der Prozessanpassung erforderlich werden, seien es geänderte regulatorische Vorgaben oder die Umsetzung moderner Entwicklungstechnologien. „Bei jeglichen Änderungen und Anpassungen werden wir unterstützende Gap-Analysen erstellen, die eine strukturierte Umsetzung der Ziele ermöglichen, z. B. Prozessaufnahme/-strukturierung und Modellierung“, so so Patrick Blumentritt, Team Lead PLM Consulting. Dies betrifft sowohl nationale Managementsysteme, wie die EN ISO 13485, als auch internationale Ansätze, wie das MDSAP-Konzept.

Gelebtes PLM bedeutet neben Compliance und Konformitätszugewinn eine Effizienzsteigerung und Zykluszeitverkürzung der entsprechenden Prozesse. Die Tätigkeiten werden im ganzheitlichen Prozessansatz für Hard-/Software-Entwicklung, Risikomanagement, Usability und weiterer zugehöriger Dokumentation erarbeitet. Zukunftsorientierte Konzepte lassen dabei auch die Bedeutung der zusätzlichen Themenfelder Nachhaltig und Material Compliance nicht aus dem Blick.

Prozesse, Produkte und Dienstleistungen können im Rahmen von internen oder auch Lieferantenaudits auf Herz und Nieren geprüft werden, mit dem Ziel deren Zustand zu ermitteln und Verbesserungspotentiale aufzudecken.

Software

In der Medizintechnik ist Cybersecurity ein wichtiger Faktor und hat entscheidenden Einfluss auf die Sicherheit aktiver und insbesondere vernetzter Medizinprodukte. Auch hierbei wird der regulatorische Rahmen durch die „Grundlegende Sicherheits- und Leistungsanforderungen“ von MDR (EU) 2017/745 und IVDR (EU) 2017/746 vorgegeben. Normen und Leitlinien konkretisieren die Vorgaben für die Umsetzung. Im Bereich der FDA gibt es entsprechende Guidelines.

„Mit unserem neuen Bereich ‚Regulatory Cybersecurity Affairs‘ unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei der Definition ihrer Schutzziele sowie der Identifizierung und Abwehr der Gefahren“, erzählt Peter Hartung. Es werden die regulatorischen Anforderungen an die IT-Sicherheit von Medizinprodukten entsprechend den gesetzlichen Anforderungen der MDR, IVDR, MDCG-2019-16, MPBetreibV sowie der FDA und den normativen Anforderungen der EN IEC 81001-5-1, IEC 62443-4-1, EN ISO/IEC 27001, EN 60601-1, EN 80001-1, ISO 27034, etc. umgesetzt.

Sichere Produktlebenszyklusprozesse beinhalten entsprechend auch das Safety Risk Management nach EN ISO 14971 und das Security Risk Management nach EN IEC 810001-5-1 sowie AMI TIR 57/97. Die Software-Bill-of-Material (SBOM) steuert die immer größer werdende Menge an Software-Komponenten, zum Großteil auch aus externen Quellen, und hilft diese zu überwachen, auch im Falle von Sicherheitsupdates.

Auch Künstliche Intelligenz (KI)/Maschinelles Lernen (ML) findet in Medizinprodukten zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten. Dabei handelt es sich oft um Health Software (SWMD, SaMD), aber diese Technologie wird auch zunehmend in Geräten und Systemen (Embedded SW) eingesetzt. „Die FDA hat in diesem regulatorischen Neuland bereits eine größere Anzahl an auf KI-/ML-Technologie basierende Medizinprodukte zugelassen, jedoch ist man in Europa etwas zurückhaltender“, so Hartung. Der AI Act, eine europäische Verordnung, die sicherstellen soll, dass die Grundrechte und Demokratie, die Rechtsstaatlichkeit und ökologische Nachhaltigkeit vor risikoreicher künstlicher Intelligenz geschützt werden, und gleichzeitig Innovation fördern und Europa zu einem Vorreiter im Bereich KI machen soll, wurde am 13.03.2024 vom EU Parlament als weltweit erstes KI-Gesetz verabschiedet.

Die FDA hat derweil in einer neuen Guidance die Struktur der softwarebezogenen Submission Documentation geändert. Nach dem bisherigen „Level of concern“ wurde zwischen den drei Stufen „Minor“, „Moderate“ und „Major“ unterschieden: Je höher die Klassifizierung, desto größer der Dokumentationsumfang. Seit Juni 2023 wird eine neue, zweistufige Struktur („Documentation level“) eingefordert: grundsätzlich eine „Basic Documentation“ und unter Umständen weitere „Enhanced Documentation“. Auch die Unterschiede der neuen FDA Guidance zum IEC 62304 Software Lifecycle Process Standard sollten hierbei beachtet werden.

Digitalisierung

Für viele Hersteller bedeutet insbesondere die große Menge an Dokumentationspflichten eine hohe Belastung. Durch eine für das Unternehmen geeignete Digitalisierungsstrategie kann diese Bürde der Dokumentation langfristig aber auch zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Aber wie genau? Das weiß René Schmidt, Team Lead Software & Digitisation Consulting: „Zunächst führen wir eine Analyse des IST-Zustandes im Kontext der Digitalisierung durch und ermitteln ganzheitlich die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden. Gemeinsam bestimmen wir dann das Innovationspotential und die Herausforderungen im Rahmen der Digitalisierung des Unternehmens. Doch wir begleiten unsere Kunden auch darüber hinaus während der Planung, Implementierung und Kommunikation innerhalb des Unternehmens.“

Ein wichtiger Schritt der Digitalisierung ist die Auswahl geeigneter Tools – egal ob eQMS, ALM oder PLM-Systeme. Gemeinsam mit den Kunden digitalisieren die seleon-Experten die Prozesse und berücksichtigen bestehende, relevante Tools und stimmen Prozesse und Tools aufeinander ab. „Auch wenn es dann ans Eingemachte geht – die Überführung der Dokumentation oder des Qualitätsmanagementsystems – wir stehen den Kunden tatkräftig zur Seite“, versichert Schmidt.

Auch das beste digitale Tool nutzt wenig, wenn es nicht (vor seinem ersten Einsatz) validiert wurde. Bei dem oft unbeliebten Thema „Computer System Validation“ unterstützt seleon ebenfalls gerne. Dies geschieht durch Schulungen, GAP-Analysen in Bezug auf die für die Unternehmen relevanten Anforderungen oder die Ausarbeitung eines Validation Master Plans. Und auch für die CSV ist es wichtig, stets den risikobasierten Ansatz zu berücksichtigen.

Medizinprodukte-Hersteller können sich sicher sein: Mit den Beratern der seleon an ihrer Seite wird das Motto „No risk, more fun“ in allen regulatorischen Bereichen zum gelebten Prinzip.

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