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Elo / Strub Medical Digitale Prozesse im Weltzentrum der Medizintechnik

| Redakteur: Julia Engelke

2018 stand bei der Strub Medical GmbH & Co. KG die abteilungsübergreifende Digitalisierung der Geschäftsprozesse und Vorgänge an. Hierfür bedient sich der Medizintechnikhersteller nun eines ECM-Systems, das in enger Verzahnung mit dem ERP- und CAD-System arbeitet.

Strub Medical digitalisierte die Geschäftsprozesse und Vorgänge mithilfe eines ECM-Systems, das den Qualitätsmanagement-Prozess durch digital gesteuerte Vorgänge optimierte.
Strub Medical digitalisierte die Geschäftsprozesse und Vorgänge mithilfe eines ECM-Systems, das den Qualitätsmanagement-Prozess durch digital gesteuerte Vorgänge optimierte.
(Bild: Strub Medical)
  • Qualitätsmanagement-Prozess durch digital gesteuerte Vorgänge optimieren
  • Implementierung einer ECM-Software
  • Intuitive Bedienbarkeit, übersichtliche Ordnerstruktur und workflowbasierte Automatisierung sparen Zeit

Rund um Tuttlingen liegt das Weltzentrum der Medizintechnik. Mehr als 400 Unternehmen mit etwa 8.000 Beschäftigten arbeiten hier an hochmodernen Implantattechnologien und innovativen chirurgischen Instrumenten – in Europas größtem Medizintechnik-Cluster. Die Strub Medical GmbH & Co. KG mit Sitz in Neuhausen ob Eck gehört seit 1968 dazu und hat sich als Hersteller von mikrochirurgischen Instrumenten höchster Qualität einen Namen gemacht.

In Bezug auf Qualität gehört die Medizintechnik zu den anspruchsvollsten Branchen. Ärzte und Chirurgen müssen sich zu 100 Prozent darauf verlassen können. Dieser Verantwortung kommt der Medizintechnikhersteller durch ein striktes Qualitätsmanagement nach der DIN EN ISO 13485:2016, die kontinuierliche Verbesserung der Fertigungsprozesse, regelmäßige Audits sowie Zertifizierungen nach. Die hohen Anforderungen an Qualität und ein schlankes Produktionssystem beziehen sich auch auf die eigene IT-Infrastruktur. Daher wollte Strub Medical im Jahr 2018 das bis dato eingesetzte System für Dokumentenmanagement ablösen und durch eine intelligente Lösung ersetzen, die den Qualitätsmanagement-Prozess durch digital gesteuerte Vorgänge optimiert. Darüber hinaus sollten sich die Rechnungsverarbeitung und -prüfung automatisieren lassen.

Fündig wurde man mit einem System für Enterprise-Content-Management (ECM). „Mit Elo Professional von Elo Digital Office sind wir den nächsten Schritt bei der Digitalisierung und Optimierung unserer Unternehmensprozesse gegangen. Und mit den erfahrenen IT-Experten von IT Conex hatten wir starke Partner an unserer Seite“, berichtet der Geschäftsführer Marco Müller.

Intuitive Bedienbarkeit und übersichtliche Ordnerstruktur

Der IT-Dienstleister ist auf die Analyse und Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Als Elo Business Partner war er prädestiniert, die ECM-Software Anfang 2018 bei Strub Medical zu implementieren – und eng mit den eingesetzten Systemen für Computer-Aided-Design (CAD) Solid Works und für Enterprise-Resource-Planning (ERP) Majesty zu verzahnen. Nach einer umfassenden Analyse der Unternehmensprozesse erfolgte die eigentliche Implementierung und bereits nach wenigen Wochen lief das System im Produktivbetrieb.

Einen wesentlichen Vorteil der ECM-Software sehen die Anwender in deren intuitiver Bedienbarkeit und übersichtlicher Ordnerstruktur. „Zudem hat sich die Zeit für die Suche nach archivierten Belegen, Zertifikaten und anderen Dokumenten deutlich verringert, was sich auch positiv auf die Kosten auswirkt“, erklärt der Geschäftsführer. Die Anwender haben von verschiedenen Arbeitsplätzen aus auf die im ECM-System gespeicherten Informationen Zugriff – und profitieren damit von einem gemeinsamen Wissensstand.

Heute können die Mitarbeiter beispielsweise viel schneller Auskünfte über Produktionschargen geben. Denn die ECM-Software sorgt dafür, dass zu jedem Produktionsvorgang ein mit einem Barcode versehener Beleg erzeugt wird. Mit Hilfe des Moduls Elo Barcode lässt sich dieser im ECM-Archiv automatisch dem jeweiligen Vorgang zuordnen, so dass die Mitarbeiter ihn in Sekundenschnelle aufrufen können. Auch Prüfmittelkarten werden mit Hilfe des Moduls mit einem Barcode versehen und automatisch archiviert. Sie dienen als Nachweis für die Gültigkeit der verwendeten Prüfmittel. Früher wurden diese Prüfmittelbelege physisch in einem Aktenordner abgelegt. Die Suche danach war entsprechend zeitaufwändig. Heute ist jeder autorisierte Nutzer der ECM-Software in der Lage, den Nachweis quasi per Knopfdruck einzusehen und zu prüfen.

Workflowbasierte Automatisierung spart Zeit

Das ECM-System unterstützt zudem die automatisierte Bearbeitung diverser Abläufe mit Hilfe sogenannter Workflows, beispielsweise zur Prüfung und Freigabe qualitätsrelevanter Unterlagen. Diese gelangen per Workflow automatisch an den zuständigen Mitarbeiter. Der gesamte Prozess wird dokumentiert, ist jederzeit nachvollziehbar und erhöht so die Transparenz. Auch die Eingangsrechnungen werden nun digitalisiert und automatisiert verarbeitet. Dabei gleicht ein Skript die auf einer Rechnung erkannten Indexwerte mit den im ERP-System vorhandenen Daten ab. Der Beleg wird im Anschluss automatisiert im ECM-Archiv abgelegt und ein Workflow zur Prüfung und Freigabe der Rechnung gestartet. Die Bearbeitungszeiten reduzieren sich damit deutlich.

Entsprechende, zum Teil von IT Conex entwickelte, Schnittstellen sorgen für die enge Verzahnung mit den Drittsystemen. So lassen sich auch Konstruktionszeichnungen direkt aus dem 3D-CAD-Programm ins ECM-Archiv übertragen oder ausgehende Belege automatisch auf Basis der ERP-Daten verschlagworten und im ECM-Archiv speichern.

All dies macht das ECM-System zu einer zentralen Informationsplattform. Die Archivierung erfolgt gemäß interner Compliance-Richtlinien sowie externer Anforderungen an Rechtssicherheit und Datenschutz.

„Mit Hilfe des ECM-Systems konnten wir sowohl den Qualitätsmanagement-Prozess als auch die Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgreich digitalisieren. Daher planen wir nun gemeinsam mit IT Conex dessen weiteren Ausbau“, so Marco Müller abschließend. Ziel ist zum einen, das Qualitätsmanagement weiter zu optimieren, zum anderen, die Durchlaufzeiten im Rechnungseingangsprozess noch zu reduzieren. Dazu ist die Einführung des intelligenten Klassifikationsmoduls Elo Docxtractor vorgesehen. Und schließlich arbeiten die Projektpartner am Konzept für eine Vertragsmanagement-Lösung, die sämtliche Verträge digital verwalten soll.

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