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Qualitätsmanagement

Weg mit dem Papier

| Autor/ Redakteur: Peter Reinhardt / Peter Reinhardt

Ein Qualitäts-Dokumentenmanagementsystem im Einsatz bei einem Hersteller von Küvetten aus Glas und Quarzglas. Hellma Analytics arbeitet damit schnell, (fast) papierlos und vollelektronisch.

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Systematisches Qualitätsmanagement: In allen Abteilungen des Küvettenherstellers Hellma Analytics wird ein elektronisches Qualitäts-Dokumentenmanagementsystem genutzt.
Systematisches Qualitätsmanagement: In allen Abteilungen des Küvettenherstellers Hellma Analytics wird ein elektronisches Qualitäts-Dokumentenmanagementsystem genutzt.
( Bild: Hellma Analytics )

Licht ist ein faszinierendes Phänomen, das sich der Mensch auf vielfältige Weise nutzbar gemacht hat. Eben diese Nutzbarmachung prägt seit 1922 die Geschichte der Firma Hellma Analytics. Das in Müllheim bei Freiburg ansässige Unternehmen produziert optische Komponenten und Baugruppen, die unter anderem für die DNA-Zytometrie sowie für die Analytik in Industrie und Forschung eingesetzt werden. Die DNA-Zytometrie ist eine Methode zur Frühdiagnose bösartiger Tumoren durch Messung des Gehaltes an Erbsubstanz (DNA) in ihren Zellen und kann auch zur Bestimmung der Bösartigkeit einiger Tumoren eingesetzt werden.

Einsatzfeld bis auf die Raumstation ISS

Standard-Küvetten und Spezialanfertigungen aus dem Hause Hellma Analytics werden inzwischen nicht nur weltweit eingesetzt, sondern auch auf der internationalen Raumstation ISS. Dafür muss Hellma Analytics jederzeit höchste Qualität bis ins letzte Detail garantieren, sodass sich das Unternehmen an einer Vielzahl offizieller Vorgaben und Normen orientiert. Deren Einhaltung wird durch ein systematisches Qualitätsmanagement gewährleistet. Dabei ist unter anderem eine lückenlose Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Abläufe und Prozesse von größter Bedeutung.

Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen am Standort Müllheim für die Einführung eines neuen Qualitäts-Dokumentenmanagements. Denn sich immer schneller ändernde Prozesse erforderten eine hohe Flexibilität beim Erstellen, Ändern und Abbilden von Geschäftsprozessen und in der Dokumentation.

Weniger Zeit in die Administration investieren

Udo Merz, Leitung Qualitätsmanagement bei Hellma Analytics, stellte die Anforderungen an ein neues Integriertes Managementsystem, bei dem die Einführung eines modernen Dokumentenmanagements nur der erste Schritt sein sollte, für die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens zusammen: „Unsere zentrale Anforderung lautete: Alle zukünftigen Benutzer sollen deutlich weniger Zeit in administrative Tätigkeiten investieren und sich nicht mit der Bedienung der Software und dem Ausdrucken oder Austausch von Papierdokumenten beschäftigen.“ Das neue System sollte darüber hinaus die optimale Einbindung sämtlicher bei Hellma Analytics berücksichtigten Normen gewährleisten. Darüber hinaus war eine schnelle und einfache Aufnahme und Verwaltung externer Dokumente wie Anlagenprüfberichte, Materialzertifikate oder Sicherheitsdatenblätter gefordert.

Schrittweise Einführung zahlt sich aus

Hellma Analytics fand schließlich in der Software für Qualitäts- und Integriertes Management der Consense GmbH die bestmögliche Erfüllung der zahlreichen Anforderungen. Das Aachener Unternehmen bietet mit Consense IMS|QMS|PMS skalierbare Lösungen, die mit den Bedürfnissen ihrer Anwender mitwachsen und durch eine Vielzahl von Modulen erweitert werden können.

Das überzeugte die Verantwortlichen bei Hellma Analytics. Im September 2011 erfolgte die Installation von Consense IMS Professional. Schon im November desselben Jahres war die Prozessmodellierung fertiggestellt. Alle Unterlagen aus dem alten System, die in Papierform im Original unterschrieben vorlagen, wurden gescannt und archiviert. Die jeweils letzte Dokumentenrevision konnte in wenigen Schritten in Con-Sense überführt und die Zugriffsrechte individuell angelegt werden. Immerhin 2.000 Dokumente waren von der Umstellung betroffen.

Im August 2012 fiel der Startschuss für Consense IMS Professional. Seitdem erfolgt das Bereitstellen, Lenken und Archivieren von Dokumenten bei Hellma Analytics elektronisch. „Das ist jedoch nur ein kleiner Baustein des großen Ganzen. Wir bauen unser neues Managementsystem schrittweise auf. Auf den ersten Blick dauert das etwas länger, denn wir nutzen die Umstellung auch für Optimierungen der Prozesse und der Dokumente. Langfristig zahlt sich das aus“, erklärt Merz.

Die Prozesse sind sorgfältig zu modellieren

Der Qualitätsmanager ist überzeugt: Der Einsatz des Integrierten Managementsystems Consense IMS hat die im Unternehmen ablaufenden Prozesse noch transparenter und effizienter gemacht. Dies ist vor allem auf die sorgfältige Modellierung und Abbildung der Prozesse, die in Vorbereitung auf die Einführung erfolgte, zurückzuführen. Merz erläutert: „Wir haben früher seitenweise Prozessbeschreibungen verfasst. Doch je komplizierter der einzelne Prozess, desto unübersichtlicher wird irgendwann die Beschreibung.“

Mit der modernen Abbildungssoftware lassen sich Prozesse einfach und transparent darstellen. Das legt Schlüsselprozesse des Unternehmens und Schnittstellen zu anderen Abteilungen offen, verdeutlicht jedem Mitarbeiter, an welchem Punkt eines Prozesses seine Tätigkeit angesiedelt und an welchen Kennzahlen des Unternehmens er beteiligt ist. Damit werden auch Details sichtbar, die zuvor in der umfangreichen Dokumentation untergegangen sind.

Müssen heute z.B. Mitarbeiter, die bei Hellma Analytics mit der Herstellung hochpräziser optischer Komponenten beschäftigt sind, über Veränderungen in ihren Prozessen informiert werden, können alle Neuerungen in den automatisch versendeten Dokumenten farbig hervorgehoben werden und lassen sich auf den ersten Blick erfassen. Bei umfangreicheren Änderungen ist es möglich, sich die verschiedenen Revisionen anzeigen zu lassen. Die Verwendung von Lesebestätigungen macht jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen zur Kenntnis genommen hat. Völlig papierlos arbeitet Hellma Analytics allerdings dennoch nicht. „In der Produktion haben noch nicht alle Mitarbeiter Zugang zu einem Computer. Sie erhalten zurzeit Papierausdrucke von ihren Abteilungsleitern“, erklärt Merz. Aber hier schwebt ihm bereits eine Lösung vor: „Da Consense auch die mobile Nutzung anbietet, könnte man den Mitarbeitern über ausliegende Tablet-Computer alle Informationen sowie die notwendigen Arbeitsanweisungen zukommen lassen."

Kontakt:

Consense GmbH

D-52070 Aachen

www.consense-gmbh.de

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