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Digitalisierung verbunden mit „Design by doing“

Digitalisierung, die überall als Vision bestaunt wird, ist nur der technische Exponent einer Umsetzungsleistung, die noch erfolgen muss. Denn was nützt die beste Digitalisierungsoption, wenn die Mitarbeiter sie ablehnen? So ist die Entwicklung einer solchen Umsetzung in die Praxis der letzten 25 Jahre nicht schlecht gelaufen, sie hätte aber deutlich effektiver und effizienter laufen können, so Morelli. Es gibt in den Unternehmen viele Mitarbeiter, die Probleme mit Prozessmanagement haben, es gängelt sie, es behindert sie.

Deshalb werden im Sommersemester an der Business School Pforzheim Projekte zur Akzeptanzverbesserung von Ablaufprozessen durchgeführt. Das Motto lautet: Wie schaffe ich Freude an Geschäftsprozessen? Dies wurde in den vergangenen Dekaden vernachlässigt, man sah die Mitarbeiter als nicht geeignet dafür an. Stattdessen fanden sie sich zu immer weiteren Dokumentationen und Tabellenleistungen verpflichtet. Positive Szenarien fehlten und fehlen weitgehend. Warum ist Prozessmanagement „schön“?, warum macht es Freude?

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Nach allgemeinen Einschätzungen (von Bitkom) wird in den nächsten Jahren ein nicht unerheblicher Teil von Routinearbeiten wegfallen. Dies gelte auch für die akademischen Berufe (Ärzte, Anwälte). Prozesse werden dadurch nicht verschwinden, lassen aber mehr Gestaltungsmöglichkeiten zu. Bisher gab es das Paradigma „Doing by design“: Die Führungsebene definierte einen Geschäftsprozess und daran hatten sich die Mitarbeiter zu halten. Das neue Paradigma lautet „Design by doing“. Innerhalb eines gegebenen Rahmens sollen und können Mitarbeiter Prozesse individueller, problem- und inhaltsgerechter lösen.

Dies hat auch mit dem „Internet der Dinge“ zu tun. „Dinge“, also Maschinen, Geräte, Hardwarekomponenten kommunizieren miteinander und beginnen, selber Prozesse zu steuern. Früher, in den neunziger Jahren, gab es schon die ereignisgesteuerten Prozessketten mit entsprechendem Konzept, die auch heute noch tauglich sind. Aber nun ist die Modellierungssprache BPMM 2.0 (Business Process Model and Notation) verfügbar. Der große Vorteil ist die Definition von Ausnahmen. Welche Bedingungen zur Vorwegnahme von Fehlern müssen berücksichtigt werden, welche Simulationen, um Iterationen zu vermeiden? Es geht also nicht nur um die Meldung einer fehlenden Wartungsmaßnahme, sondern um die aktive Vermeidung eines sich nähernden Fehlers. Öle werden bestellt, Verschleißteile rechtzeitig ausgetauscht. Das geschieht durch Kommunikation zwischen den am Prozess näher Beteiligten, aber zunehmend auch zwischen den Dingen selber, sodass die Freiräume der Mitarbeiter sich erheblich vergrößern. Es entsteht ein Chancenpotenzial, das die Arbeit interessanter macht, ohne dass es in der Komplexität des Alltags verlorengeht. Dazu gehören der BPMM-Standard, auch der CMMN-Standard (Case Management Model and Notation) mit Ergänzungen, die in diese Richtung gehen. Damit definieren wir geführte Freiräume, also das Gegenteil von Beliebigkeiten und Chaos. Und gerade dieser neue flexible Umgang mit Prozessen muss vermittelt werden, was nicht einfach ist. Geschäftsprozesse werden zwar eine zentrale Rolle spielen, aber viele wissen noch nicht so genau, was das ist und was es überhaupt für sie bedeutet. Aber gerade das ist die eigentliche Herausforderung der digitalen Transformation. Und die besteht nicht nur in der Aufgabe, den Mitarbeitern das notwendige Wissen zu vermitteln, sondern sie überhaupt dazu zu motivieren, also positiv einzustimmen, etwa ungewohnte Freiräume als solche zu erkennen und zu nutzen.

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