Einkauf

Die neue Beweglichkeit

| Redakteur: Peter Reinhardt

Einkauf auf Knopfdruck: Parallel zu einer Bestellung wird ein PDF generiert, in dem alle Daten und Spezifikationen aus dem SAP aufgelistet werden und so den Lieferanten zur Verfügung stehen.
Einkauf auf Knopfdruck: Parallel zu einer Bestellung wird ein PDF generiert, in dem alle Daten und Spezifikationen aus dem SAP aufgelistet werden und so den Lieferanten zur Verfügung stehen. ( © Stauke - Fotolia)

Als global agierender Hersteller von künstlichem Knochenersatzmaterial im Knie- und Hüftbereich setzt die Zimmer GmbH im weltweiten Einkauf auf Supplier Relationship Management und Purchase Order Management. Das verbessert die Beweglichkeit bei der Beschaffung und sorgt zugleich für Kosteneffizienz und Qualitätssicherung.

Künstliches Ersatzmaterial im Knie- und Hüftbereich muss trotz persönlicher Merkmale der Patienten längst nicht immer individuell gefertigt sein. „Das müssen Sie sich vorstellen wie in der Bekleidungsindustrie“, erklärt Giu-seppe Messina, Strategic Sourcing Leader EMEA bei Zimmer. Vier Grundgrößen von S bis XL werden entsprechend den unterschiedlichen Körperumfängen noch etwas variiert, sodass sie den Bedarf des Großteils der Kunden ab-decken. Denn maßgeschneidert dauert länger und kostet mehr. „Grundsätzlich versuchen wir, ein möglichst breites Sortiment an Einheitsprodukten auf Lager zu haben“, so Messina.

Dafür wird heute viel mit Keramik, Titan und Titanlegierungen gearbeitet. „Bei den Implantaten aus Titan produzieren wir die meisten Produkte selbst und schmieden sie in unserem Werk in Winterthur“, erklärt Messina. Rohmaterial zur Herstellung der Implantate, Keramikteile sowie die Instrumente für die Operationen werden dagegen eingekauft, um Krankenhäuser, Kliniken und Ärzte komplett zu versorgen. Diese wiederum halten alle erforderlichen Einzelteile für Implantationen auf Lager parat, fügen sie vor Ort zusammen und passen sie am Patienten an. Für die Auswahl der passenden Implantate vergleichen die Ärzte beispielsweise die Röntgenbilder von Frakturen mit Schablonen von Zimmer. Für das Rohmaterial und die Einzelkomponenten gibt es jedoch weltweit verhältnismäßig wenige Anbieter, die den Qualitätsanforderungen von Zimmer genügen.

Elektronische Prozesse ...

„Wir haben umfassende und sehr detaillierte Spezifikationen für das eingekaufte Material: Wie ist es herzustellen? Welches Rohmaterial wird verwendet? Welche Gefüge müssen beachtet werden? Welche Normen erfüllt werden? Wie muss es gereinigt, verpackt und verschickt werden?“ Allein über diese Anforderungen könnte Messina eine halbe Stunde referieren. Die Herausforderung sei es, diese Spezifikationen auch allen potenziellen Lieferanten elektronisch zur Verfügung zu stellen. „Unsere Anforderungen stehen zwar alle in SAP, doch bisher sind Standardlösungen daran gescheitert, sie in den Bestellvorgang zu integrieren.“ Deshalb entschloss sich Zimmer nach langer Marktrecherche, in Software von Pool4tool zu investieren. Die Lösung des Spezialisten für implementiertes Supplier Relationship Management (SRM), Purchase Order Management (POM) und elektronische Prozessoptimierung im Direct Procurement erzeugt parallel zu einer Bestellung ein PDF, in dem alle Daten und Spezifikationen aus dem SAP aufgelistet werden und so dem Lieferanten zur Verfügung gestellt werden können.

Für den zielgerichteten Einkauf werden die Bedarfe in einem Forecast für das Folgejahr beziffert, dann Mengen, Artikelarten und Größe abgebildet und die Lieferzeiten hinterlegt. Das System errechnet bis ins Detail, welche Mengen Zimmer von welchen Materialien einkaufen muss.

... sind schnelle Prozesse

Im POM werden dann Bestellungen aus dem ERP-System verarbeitet und an die Lieferanten übermittelt. „So machen SRM und POM unseren Einkauf auf den Weltmärkten beweglicher, da entscheidende Prozesse deutlich beschleunigt werden“, ist Messina zufrieden. Anders als früher, als Bestellungen noch gefaxt wurden, werden sie jetzt direkt aus dem SAP an die Lieferanten geschickt. Aus heutiger Sicht mutet es unglaublich umständlich an, dass Lieferanten zuvor Auftragsbestätigungen per E-Mail, Fax oder Brief schicken mussten, die dann ausgedruckt und in SAP eingescannt wurden. Das funktioniert heute papierlos: „Lieferanten bestätigen im Portal die Bestellung, diese Information wird direkt ins SAP eingespielt – fertig“, so Messina.

Letztlich gehe es bei Einführungen solcher neuer Tools immer um Zahlen und Savings, fährt Messina fort. „In der Pilotphase mussten wir dem Management errechnen, wie viel Papier, Kuverts und Briefmarken eingespart werden, welche Prozesse effizienter und kostengünstiger werden, wie sich Prozesskosten mit und ohne Lösung entwickeln werden und einiges mehr.“ Denn auch in der Medizinbranche seien die glorreichen Zeiten vorbei, so der Einkaufsstratege. Eine Herausforderung, der sich auch Zimmer stellen muss. „Wir suchen günstigere Quellen, ohne dabei Qualität und Sicherheit zu vernachlässigen. Denn Einsparungen sind das eine – aber wir haben Patienten als Endkunden. Verunreinigungen oder Implantatbrüche wären nicht zu entschuldigen. Daher hilft uns die Lösung jetzt bei beidem: kosteneffizientem Einkauf und Qualitätssicherung.“

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