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Bei Mitarbeiterschulungen auf der sicheren Seite

| Autor / Redakteur: / Kathrin Schäfer

In der Qualifikationsmatrix kann man auf einen Blick sehen, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation in welcher Ausprägung verfügt und wann er diese erlangt hat.
In der Qualifikationsmatrix kann man auf einen Blick sehen, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation in welcher Ausprägung verfügt und wann er diese erlangt hat. (Bild: CAQ; © Can Yesil / Fotolia.com)

Das Thema Mitarbeiterschulungen klingt banal, ist es aber nicht. Software hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und liefert die entsprechende Dokumentation gleich mit.

Die allgegenwärtige ISO 9001 fordert in Bezug auf das Personal die Ermittlung von Fähigkeiten und Qualifikationen sowie die Durchführung von Schulungsmaßnahmen mit anschließender Wirksamkeitsprüfung und Führung von Aufzeichnungen hierüber. Diese ehemals in Kapitel 6.2 geregelte Anforderung spiegelt sich zu 100 Prozent auch im Kapitel 7.2 „Kompetenz“ der neuen ISO 9001:2015 wider. Selbiges gilt auch für Kapitel 6.2 „Personelle Ressourcen“ der in der Medizintechnik angesiedelten Norm ISO 13485:2016. In diesem Umfeld greifen auch die Regelwerke der US-amerikanischen FDA. Diese fordert in Abschnitt 820.25 „Personnel“ der Title 21 Part 820 „Quality System Regulation“ sehr ähnliche Maßnahmen und untermauert ihre Forderungen mit dem Einsatz von „Warning Letters“.

Bei den Regelungen der FDA ist man dann ebenfalls bei gesetzlichen Forderungen nach Mitarbeiterschulung sowie anschließender Wirksamkeitsanalyse und Nachweisbarkeit angekommen. Man muss aber nicht in einem solch spezifischen Umfeld tätig sein, um mit gesetzlichen Regelungen dieser Art in Berührung zu kommen. Auch die Nachweisbarkeit der Gültigkeit eines PKW-Führerscheins oder die Durchführung einer obligatorischen Sicherheitsunterweisung bewegen sich bereits in Bereichen, in welchen ein Unternehmen sich sehr schnell mit Haftungsansprüchen auseinandersetzen muss. Letztlich spielt natürlich auch der Kunde eine wichtige Rolle in diesem Anforderungskreislauf. Es kann durchaus sein, dass ein Kunde im Sinne seiner eigenen Compliance sehr großen Wert darauf legt, dass sein Lieferant ein effektives Schulungsmanagement betreibt und dokumentiert. So kann es dann sein, dass ein Auftrag nicht erteilt wird, weil man mit Mitarbeiterschulungen nachlässig umgegangen ist oder diese im schlimmsten Fall gar nicht belegen kann.

Das CAQ-System steuert, wer welche Aufgaben übernehmen darf

Eine Software zum Schulungsmanagement wie Qualify Net von der CAQ AG unterstützt den Anwender bei der Planung, Durchführung und Dokumentation sämtlicher Qualifizierungsmaßnahmen im Unternehmen. Neben der Dokumentation aller vorhandenen Qualifikationen und der Planung von zukünftigen Mitarbeiterschulungen schafft vor allem der ständige automatische Soll-Ist-Abgleich der benötigten und auch vorhandenen Ausbildungen eine signifikant spürbare Arbeitserleichterung.

Um eine schnelle Übersicht über den aktuellen Qualifikationsstatus der Mitarbeiter zu erhalten, erstellt Qualify Net jederzeit live aus den vorhandenen Daten eine Qualifikationsmatrix, in der übersichtlich alles Wichtige dargestellt wird. Hier kann man auf einen Blick sehen, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation in welcher Ausprägung verfügt und wann er diese erlangt hat. Die Notwendigkeit spezifischer Qualifikationen wird in der Matrix durch die Erstellung von präzisen Profilen für bestimmte Arbeitsbereiche sichtbar gemacht. Sollte in einem Arbeitsbereich zum Beispiel eine bestimmte sprachliche Fähigkeit oder beispielsweise der Umgang mit Gefahrstoffen benötigt werden, hinterlegt man ebendiese Qualifikationen bei dem Profil und das System gleicht die notwendigen Informationen mit der Schulungsdatenbank ab. Zeitlich beschränkte Qualifikationen werden ebenfalls überwacht. Sollte die Qualifikation eines Mitarbeiters an einem spezifischen Zeitpunkt ablaufen und erneuert werden müssen, so weist das System frühzeitig auf diese Tatsache hin und übernimmt auch die Erinnerung und Maßnahmenverfolgung.

In der Wechselwirkung mit den restlichen Modulen des CAQ-Systems werden die Stärken und Vorteile einer durchgängigen Qualifikationsüberwachung direkt genutzt. Die Qualifikation der Mitarbeiter wirkt sich aktiv und regulierend auf die täglichen QM-Arbeitsabläufe aus. So ist es in der Software CAQ Net einstellbar, dass der Schulungsgrad beziehungsweise das Vorhandensein einer Schulung direkt darüber bestimmt, ob ein Mitarbeiter eine Aufgabe durchführen darf oder nicht. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise nicht die notwendigen Qualifikationen für eine Wartungsaufgabe, Wareneingangsprüfung, SPC-Analyse oder den Einsatz oder die Kalibrierung eines Prüfmittels, so verwehrt ihm das System auf Wunsch die Durchführung dieser Maßnahme.

Die Verknüpfung innerhalb des CAQ-Systems bezieht sich auch auf das Dokumentenmanagement. Wird beispielsweise eine unterweisungspflichtige Arbeitsanweisung mit dem Dokumentenmanagement-Modul neu erstellt oder überarbeitet, wird automatisch ein Schulungsbedarf für alle davon betroffenen Mitarbeiter generiert und an die verantwortlichen Stellen gemeldet. Das Maßnahmenmanagement übernimmt daraufhin die Einladung aller Mitarbeiter zu den Schulungsterminen und stellt sicher, dass alle rechtzeitig an ihre Termine erinnert werden.

Die Dokumentation ist gleich inklusive

Nach erfolgreicher Schulung eines Mitarbeiters wird neben der Qualifikation auch ein Kompetenznachweis in Form einer Wirksamkeitsprüfung dokumentiert. Diese Dokumente können, wie auch sämtliche anderen schulungsrelevanten Objekte, Zertifikate oder Schulungsunterlagen, direkt an eine Schulung oder das Profil des Mitarbeiters angehängt werden. Über ein Web-Portal können auf Wunsch Mitarbeiterbewertungen bei den jeweiligen Vorgesetzten abgefragt, Selbstschulungen bestätigt oder zur Verfügung stehende Schulungstermine in einem Online-Schulungskatalog veröffentlicht werden. Dieser ermöglicht es Mitarbeitern, sich direkt über das Intranet für Schulungen anzumelden oder entsprechende Anfragen an die verantwortlichen Stellen zu richten. Durch das umfassende Anfragenmanagement kann darüber hinaus frei definiert werden, welche Schulungen von wem gebucht werden dürfen, wie hoch die maximale Teilnehmerzahl sein darf und ob das System Anfragen gegebenenfalls auch automatisch annehmen soll.

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